はじめに｜そのメッセージ、本当に伝わっていますか？
- Aさん
- 昨日の件、よろしくお願いします！
- Bさん
- ……昨日の件ってどれだっけ？
オフィスでもリモートワークでも、いまや欠かせないビジネスチャット。
しかし、“ちょっとした書き方の違い”で、伝わるはずの内容が誤解されたり、返信が遅れたりすることは意外と多いものです。
今回は、そんな「ビジネスチャットでのやりとりミス」を防ぐための、基本ルールと送信前の確認ポイントをわかりやすく紹介します。
ITに詳しくない方でも、今日からすぐ実践できる内容です！
1. ビジネスチャットで起きやすい“やりとりミス”とは？
チャットはメールより気軽に使える反面、「曖昧さ」「スピード」「感情の見えにくさ」がトラブルの原因になります。
よくあるミス例
- 内容が曖昧
- 「あれ、お願いします」など、対象が不明確。受け取る側が混乱します。
- 伝達が抜けている
- 添付やリンクを忘れて「これ見てください！」だけ送る。
- トーンの誤解
- 絵文字や敬語の使い方で「怒ってる？」「冷たい？」と誤解される。
- 返信のタイミング
- すぐ返すべき内容を後回しにして、対応漏れに。
チャットはスピード感が命ですが、「送る前にひと呼吸置く」ことが大切です。
2. ミスを防ぐ“伝わる書き方”の基本ルール
① 結論ファーストで書く
冒頭に「何を」「どうしてほしいのか」をはっきり伝えましょう。
たとえば：
❌「資料を確認いただけますか？」
⭕「明日の会議資料を確認し、修正点があれば17時までにお知らせください。」
相手が読む時間を短縮でき、タスクの優先順位も分かりやすくなります。
② 長文よりも“見やすく区切る”
長い文章はスクロールされずに埋もれがち。
改行や箇条書きを活用し、ポイントごとに整理しましょう。
✅ 例：
明日のミーティング準備について
・資料ドラフトを共有しました（下記リンク）
・各担当者はコメントを15時までに記入
・最終版は私が取りまとめます
③ 主語と対象を明確に
「それ」「これ」「あの件」などは避け、具体的な言葉で。
複数の案件が同時進行している場合は特に要注意です。
❌「前回の件、修正お願いします」
⭕「Webサイト更新（3月版）のバナー画像修正をお願いします」
④ 敬語・トーンを整える
チャットはカジュアルでも、ビジネスでは「丁寧すぎず、軽すぎず」が基本。
語尾の「〜です」「〜します」を意識するだけで印象が変わります。
柔らかさを出す場合は、文末に「！」を加えるよりも「お願いいたします☺️」など絵文字を最小限に活用するのも◎。
⑤ “通知が多い人”への配慮も忘れずに
@メンションやALL通知は便利ですが、頻用すると逆効果。
「本当に全員に必要か？」を考えてから送信しましょう。
必要な人だけを指名することが、結果的に全体の効率を高めます。
3. 送信前に見直したい5つのチェックポイント
送信ボタンを押す前に、5秒で確認！
- 目的は明確か？
→ 「何をしてほしいのか」が一文で言えるか確認。 - 主語と対象ははっきりしているか？
→ 「どの件のこと？」と聞き返されないか。 - 読みやすく区切られているか？
→ 一文が長すぎないか、改行はあるか。 - トーンは適切か？
→ 無意識に冷たい印象を与えていないか。 - 添付・リンクを忘れていないか？
→ 「あっ、添付し忘れた…」を防ぐ最終確認。
このチェックを習慣化するだけで、チャットの“伝わり度”が格段に上がります。
4. 効果的なチャットの使い分け方
チャットツールには多くの機能がありますが、うまく使い分けることも大切です。
■ 個別チャット：相談・確認
ちょっとした確認や個人的な依頼は、個別チャットで。
ただし、決定事項や共有事項は必ずチャンネル・グループ内でも共有しましょう。
■ グループチャット：議論・共有
複数人が関わる内容はオープンな場で。
「あとで誰かが見返しても分かるように」書くのがポイントです。
■ スレッド機能：話題の整理
同じテーマ内でやり取りをまとめると、後から見返すときに便利。
「どこで何を話してたっけ？」を防げます。
5. ありがちなトラブルと防止策
| トラブル例 | 原因 | 防止策 |
|---|---|---|
| 「返信がない！」 | 相手が通知を見落としている | メンション（@名前）を適切に使う |
| 「誤送信してしまった…」 | 宛先確認ミス | 下書きで見直し、送信前チェック |
| 「トーンが冷たく感じる」 | 絵文字なし・端的すぎる | 感謝や補足を一言添える |
| 「内容が埋もれた」 | スレッド分散・情報過多 | 重要な内容はピン留め機能で固定 |
6. 企業やチームでできる“チャット文化”の整え方
個人の工夫だけでなく、チーム全体で共通ルールを作ることも大切です。
- 返信ルールを決める
（例：24時間以内にリアクション or 既読スタンプ） - 情報整理の基準を決める
（例：完了したタスクは「✅」リアクションで明示） - テンプレート化する
よく使う依頼文や報告フォーマットを用意しておくと効率的。
ALESIANでは、こうした“社内デジタルコミュニケーション整備”の支援も行っています。
まとめ｜“伝わるメッセージ”がチームの生産性を上げる
- ビジネスチャットはスピードだけでなく、正確さも大切。
- 書き方・見直し・ルール作りを意識すれば、やりとりミスは大幅に減らせます。
- 一人ひとりのちょっとした工夫が、チーム全体の信頼につながります！
ご相談ください｜「チャットのやりとりミスを減らしたい」「社内でチャットの書き方を標準化したい」そんな時に
- 社内のチャット運用ルールやマナーを整理・可視化したい
- 部署ごとのチャット文化を統一し、スムーズな情報共有を実現したい
- 新入社員やリモートメンバーにもわかる「社内チャットガイドライン」を整備したい
- メッセージ誤送信や通知トラブルなど、ヒューマンエラーを減らしたい
- チャットツールの導入から運用まで、まとめて相談したい
当社では、「困った時に駆け込める、情報システムのかかりつけ医。」として、幅広くサポートいたします！
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