はじめに｜「共有フォルダって、みんなが見れる場所」…で終わってませんか？
- Aさん
- このフォルダ、みんなで使えるようにしたいので“全員フルアクセス”にしておきました！
- Bさん
- ありがとう…！でもそれ、誰でも消せたり持ち出せたりする状態かも💦
「共有フォルダ」って、便利だからこそ雑に運用すると一気に危険になります。
しかも危険って、ウイルスだけじゃありません。
・大事な資料をうっかり消しちゃう
・退職者がまだ見れていた
・外部共有がONのまま
・同じファイルの“最新版”が分からなくなる
・監査や問い合わせでログが出せない
今回は、ITに自信がない方でも分かるように、共有フォルダを安全に使う基本と、権限設定の具体例までまとめます📁✨
そもそも「共有フォルダ」って何が起きやすい？
共有フォルダは、ざっくり言うと「みんなで使う置き場所」です。
でも、置き場所が共有だと次のトラブルが起きやすいんです。
よくあるトラブル例
・間違って移動、削除してしまう
・誰が編集したか分からない
・同じ名前のファイルが増えて混乱
・権限が広すぎて情報が漏れる
・逆に権限が厳しすぎて業務が止まる
「便利」と「安全」は、両立できます。ポイントは権限設計です👍
まず結論：共有フォルダは「最小権限」が基本
権限の考え方はこれだけ覚えればOKです。
・必要な人だけ見れる
・必要な人だけ編集できる
・不要になったらすぐ外す
・個人ではなく「部署」などのグループで管理する
これを守るだけで、事故率がかなり下がります。
共有フォルダの権限はこう考える
図：権限のイメージ
会社の共有フォルダ（大きい箱）
├ 営業部フォルダ（営業だけ見れる）
│ ├ 見積（営業：編集OK）
│ └ 提案資料（営業：編集OK、他部署：閲覧のみ）
├ 経理フォルダ（経理だけ見れる）
└ 全社フォルダ（全社員：閲覧のみ、管理者だけ編集）
「全社に見せたい資料」と「部署だけの資料」を混ぜないのが大切です。
よくある権限パターン
| 役割 | できること | 使う場面 |
|---|---|---|
| 閲覧のみ | 見るだけ | 社内共有の周知資料、マニュアル |
| 編集できる | 追加、変更、上書き | 部署内の共同作業、日々更新する資料 |
| 管理者 | 権限変更、削除、構成変更 | 情シス、部門管理者のみ |
おすすめは「全社フォルダ＝閲覧のみ」に寄せること。
全員が編集できる場所は、荒れやすいです😇
本題：権限の制御と設定方法
共有フォルダは大きく3パターンに分かれます。
1️⃣ Windowsのファイルサーバーの共有フォルダ
2️⃣ Microsoft 365系（SharePointやOneDriveの共有）
3️⃣ Google Drive系（共有ドライブなど）
環境が違っても、考え方は同じです。
「誰に」「どこまで」ですね。
1️⃣ Windows共有フォルダ（ファイルサーバー）の権限設定
Windowsの共有は、基本的に権限が2段階あります。
・共有権限（Share Permission）
・NTFS権限（フォルダのアクセス権）
そして最終的に効くのは「厳しい方」です。
例：共有でフルでも、NTFSで閲覧のみなら閲覧のみになる
例：共有で閲覧のみ、NTFSで編集でも閲覧のみになる
おすすめ運用
共有権限はシンプルに
・共有権限：全員フル（または認証済みユーザー）
・実際の制御はNTFS権限でやる
こうすると管理が分かりやすいです。
NTFS権限の設定手順
- フォルダを右クリック → プロパティ
- セキュリティ タブ
- 編集 を押して、ユーザーやグループを追加
- 権限を「読み取り」「変更」など必要最低限に設定
- 不要な「Everyone」「Authenticated Users」が強すぎる場合は見直す
コツ：個人ではなく「グループ」に付ける
例
・営業部フォルダ：Salesグループに編集
・経理フォルダ：Accountingグループに編集
・全社フォルダ：AllEmployeesグループに読み取り
人が増減しても、グループ変更だけで済むので楽です✨
ありがちな落とし穴
・上位フォルダの権限が子フォルダに継承されていて、想定外の人が見れる
・「削除」だけ強すぎて事故る
対策
・必要なら継承を止める（詳細設定で確認）
・削除権限を慎重に（運用でカバーできるなら管理者だけでもOK）
2️⃣ SharePoint や OneDrive の共有（Microsoft 365）
クラウド共有は「リンク共有」が便利な反面、広がりやすいです。
基本はこの3つを守る
・共有リンクは「組織内のみ」を基本にする
・編集リンクをむやみに作らない
・外部共有は原則OFF、必要な時だけ期限付き
よく使う設定の例
・社内向け資料：組織内閲覧リンク
・共同編集：メンバーだけ編集できる招待
・外部に渡す：期限付き、閲覧のみ、パスコード付き（可能なら）
運用のコツ
・フォルダ単位で権限を分ける
・「とりあえずリンク」を減らす
・誰が共有したか追える状態にする（監査ログや管理画面）
3️⃣ Google Drive の共有（共有ドライブ含む）
Google Driveも基本は「誰に」「どこまで」です。
特に注意したいのは「リンクを知っている全員」です。
おすすめ
・社内は「組織内」に限定
・編集権限は必要な人だけ
・共有ドライブを使う場合、メンバー管理を丁寧に
ありがち事故
・個人のマイドライブで共有していて、担当者退職で管理不能
・リンクが拡散して誰が見てるか分からない
対策
・業務の共有は共有ドライブや管理できる場所へ寄せる
・共有設定を定期棚卸しする
リスクの大きさ（体感イメージ）
編集権限が広いほど事故が増えがちです。
閲覧のみ ■
編集あり ■■■
全員編集 ■■■■■
便利さだけで「全員編集」にすると、削除、上書き、最新版迷子が起きやすいです😵
今日からできる！最低限これだけチェックすればOK
・全社員が編集できる場所がないか
・外部共有がONになっていないか
・退職者、異動者の権限が残ってないか
・個人ではなく部署グループで権限管理できているか
・重要フォルダに「削除できる人」が多すぎないか
・ログや履歴が追える運用になっているか
ここまで整うと、共有フォルダはかなり安全になります👍
まとめ：共有フォルダは「便利」より「設計」が先
共有フォルダは、何となく作ると危ないです。
でも、最初にルールと権限を決めれば、安心して便利に使えます。
・最小権限
・グループ管理
・外部共有は慎重
・定期棚卸し
「共有フォルダ、最近ゴチャついてきたな…」と思ったら、今が整えるチャンスです📁✨
ご相談ください｜「ソフトが不安定で困っている」「安全に導入・運用したい」そんな時に
・新しいツールを導入したいけれど、どれが安全か分からない
・社内システムのアップデート時に不具合が多くて困っている
・β版アプリを業務で試したいが、リスク管理の仕方が分からない
・IT環境の安定運用、セキュリティ対策を見直したい
・社員が安心して使えるシステム環境を整えたい
当社では、「困った時に駆け込める、情報システムのかかりつけ医。」として、幅広くサポートいたします！
まずはお気軽にご相談ください♪
私たちと一緒に働いてみませんか？
インフラ・ネットワーク・クラウド――
あなたの技術が、お客様の課題解決に直結します。